それ、メールでよくないですか?(電話、FAX、迷惑です)

電話が好きな人に言わせると、「声を聞かないと人の気持ちはわからない」とか、「ビジネスはスピード感が大事だから、メールより電話がいいに決まってる」らしい。面と向かって話していてもその人の本心なんてわからないのに、電話で人の気持ちや考えがわかるわけないだろう。それに、電話やFAXよりもメールのほうがスピーディで効率的に仕事をこなせることになぜ気付かないのだろうか。世のジジイ達に、早くメール文化に慣れてもらいたくてこの記事を書いている。

電話は迷惑だということに気付け

電話は、「かける側」の都合のよいタイミングで、「かけられる側」の都合などおかまいなしに、無理やり話しはじめる行為である。

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例えば、個人事業主で、今お客さんを接客中に電話がかかってきたりする。電話が鳴った以上、いくら目の前にお客さんがいようと、一旦出ざるを得ない(ここで、打ち合わせ中は電話を切っとけよ、という指摘は本旨から外れるので一旦無視する)。

「はい、○○ですが・・」

ここから5分くらい、「いつもお世話になってます」だの「こないだはどうも助かりました」だの余計な話が入る。そして、本題が「例の資料をFAXで送ってもらえませんか?」だ。メールなら1行で済む。数秒で済む。それが5分もかかっている。もう時間のムダだと言わざるを得ない。

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あるいはこんな場面だ。

「トゥルルル・・・(15秒で切る)」

応答がないと、留守録にメモを残すわけでもなく、もう一度かける。

「トゥルルル・・・(15秒で切る)」

電話をかけられた側は打ち合わせが終わって、そのまま外出。電車に乗り込んで、着信があったことに気づく。このお客さんからの用件は何だったんだろ・・トラブルかな?ちょっと不安になる。10分後、電車を下車してコールバック。

「トゥルルル・・・(電話に出ない)」

何度かかけても電話に出ないので、留守録に「ご用件は何でしたでしょうか」と入れて、次の客先での打ち合わせが始まる。と、その途中で電話がかかってくる。「こいつタイミング悪いな・・」と思いながらも、今客先で打ち合わせ中だからブルブル鳴ってる携帯に気を取られつつ、打ち合わせを続ける。30分後、打ち合わせが終わってコールバック。

「○○です、先ほどは電話に出られずすみませんでした」

ようやくつながった。で、用件は?と思ったら、

「○○区役所から連絡が来まして、△△の書類を至急提出してほしいらしいです」

だそうだ。それ、メールで連絡くれていれば、アシスタントにやらせて今頃とっくに提出終わってるよ。今もう17時過ぎたから役所も閉まってるし、対応が明日になるじゃねーか!

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というように、電話でのやり取りというのは、ビジネス上の機会損失はなはだしいのである。そのことに気づけよ。バカなのかよ。電話じゃなくてメールで用件を一発入れてくれれば、電話でやり取りするより早く仕事が終わるんだよ。と、心から言いたい。

それから、モラールの問題として、「電話は相手の時間を奪う行為である」という認識を持ってほしい。もし電話したいなら、まずその用件がメールで済ませられないかを考えろ。それでもどうしても電話したいなら、何時何分に、何の用件で電話したい、という旨をメールで尋ねろ。そしたら電話用の時間を空けてやる。だいたいそんな込み入った用件なら電話よりもフェイス・トゥ・フェイスで打ち合わせするべきじゃないのか。

電話主義者は、仕事の効率や生産性が極めて低く、相手の都合を考えない利己主義者なのである。メールのほうが圧倒的に生産性が高く、相手に優しい通信手段だということに気付けよ。

FAXは時間とお金と労力のムダの産物

ついでに言っておきたいのが、FAX。今どきFAXでやり取りする意味がわからない。FAXは、送る側にも受ける側にもFAX機器と電話加入権が必要。その時点でハードル高すぎる。しかも、送信するとき番号押したり紙をうまくセットしたり、あーだこーだやってると5分はロスする。それで受信した紙を見てみると、画質は大して綺麗でもないし、紙の上のほうとか文字が途切れてたりして、もう一度送り直してくれみたいなことも起きる。

メールで添付ファイル送ってくれたら、数秒で届くよね?FAXにそこまで時間とお金と労力をつぎ込む意味がわからない。たまに、「うちFAXしか使えないんだよね〜」とか言ってくるジジイがいるけど、「メール覚えろバカ」と言いたくなる。「メールはできるけど添付ファイル?つけられないんだよね〜」とか言ってくるジジイもいいるけど、「添付ファイルつけられないならパソコン教室通えよバカ」と言いたくなる。

FAXよりもメールのほうが圧倒的に楽に、短時間で、情報伝達できる。その当たり前の事実に早く気付いてもらいたい。よほどのバカでない限り、メールの送り方と添付ファイルのつけ方くらい10分でわかるよ。ジジイはつべこべ言わずにメールを覚えろ。FAXなんかより、写メを送るほうが楽なんだよ。電話するより、メール一行入れれば終わるんだよ。

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